Преструктуирање на процеси

Зошто процесите пропаѓаат

Преструктуирањето на процеси е редизајнирање на тоа како работата се движи низ вашата организација. Повеќето компании немаат расипани процеси — имаат процеси што никогаш не биле дизајнирани на прво место. Задачите се завршуваат преку навики, племенско знаење и постојани прекини од сопственикот. Тоа работи кога имате тројца луѓе. Пропаѓа кога имате десет.

Симптомите се предвидливи: пропуштени рокови, повторувани грешки, нејасни одговорности, премногу состаноци и тим што е секогаш зафатен но никогаш продуктивен. Ако вашиот бизнис е заглавен во овој круг, проблемот не се луѓето — системот во кој работат е тој што не чини.

Што преструктуираме

Го разгледуваме секој процес што вклучува повеќе од еден човек или повеќе од еден чекор. Тоа вклучува прием на клиенти, внатрешна комуникација, доделување задачи, следење напредок, синџири за одобрување и трансфери меѓу одделенија или улоги. За секој процес документираме како моментално функционира, идентификуваме каде пропаѓа и го редизајнираме за јасност и ефикасност.

• Делегирање задачи — кој прави што, кога и како знае дека е готово
• Комуникациски тек — намалување на непотребни состаноци и синџири пораки
• Следење проекти — видлив напредок без микроменаџмент
• Процеси за одобрување — отстранување тесни грла без губење контрола
• Трансфери на клиенти — непречени премини меѓу членовите на тимот

Пристап кон преструктуирањето

Не наметнуваме шаблон на вашиот бизнис. Секоја компанија има своја култура, свои ограничувања и свој начин на работа. Нашата работа е да задржиме она што функционира, да поправиме она што не функционира и да внесеме структура каде што недостасува. Резултатот е сет документирани работни процеси што тимот може доследно да ги следи — без да мора да го прашува сопственикот за насока за секоја одлука.

Обично спроведуваме промени користејќи алатки што тимот веќе ги има или алатки што се бесплатни и лесни за усвојување. Целта е практично подобрување, не технолошки проект. Ако споделен спредшит го решава проблемот подобро од корпоративен софтвер — користиме спредшит.

Резултати што можете да ги измерите

Клиентите што завршуваат преструктуирање на процесите со нас обично пријавуваат значително намалување на времето потрошено на координација и ажурирања. Роковите се почитуваат подоследно, одговорностите се јасни, а сопственикот на бизнисот добива назад часови секоја недела што претходно биле потрошени за гасење пожари.

Вистинската мерка на успех е дали вашиот бизнис може непречено да функционира кога сопственикот не е во просторијата. Ако може — процесите работат. Ако се распаѓа — има уште работа, и ние остануваме додека не заврши.